office365 business 는 협업 툴이 될 수있을 까?

office365 business 는 협업 툴이 될 수있을 까?

office 365를 사용하면서 가장 아쉬운 점은 메일 솔루션 그 이상도 이하도 아니게 사용한 다는 점이다. 같이 서비스 되고 있는 쉐어 포인트는 문서용 공유폴더 그마져도 2013~14년도는 속도도 너무 느려서 쉽게 사용 할 수 없었던 것이 사실이다.

협업용 출을 찾아서 trello, jandi등등을 찾아 다녀 보았지만, 가입절차 사용자 재교육 등의 스트레스를 해결 하기가 쉽지 않았던 것이 사실..

최근에 office365 business 버전에서 "그룹만들기" 라는 메뉴가 보여서 몇가지 테스트를 해보니 팀 협업을 위한 좋은 툴이 될 수도 있을 거라는 생각이 들었다.

 "그룹 만들기"를 클릭 하면 입력 창이 오른쪽에 간단히 열린다. 이름은 해당 그룹의 성격을 대표 할 수 있는 것이 좋다. 이 이름으로 그룹메일이 생성이 된다. 사업명 위주의 프로젝트 그룹을 만들려면 xxx2015 형식으로 만들면 xxx2015@xxx.com이란 그룹메일이 생성이 된다.

"공개 수준"은 2가지 선택이 가능한다. 회사 내의 모든 사람이 볼수 있는 공개 그룹, 선택한 참여 인원만 열람 가능한 비공개 그룹으로 나뉜다.

그룹을 생성 완료 하면 그룹대화가 보인다. 이제부터 모든 메일은 생성된 팀을 cc로 붙여 메일을 주고 받는 습관을 가져야 한다.

아니면 웹을 통해서 그룹대화로 사업이나 일을 진행 하도록 팀원을 교육 해야 한다.

그룹을 생성 하면 그룹끼리 사용 가능한 "파일공유(onedrive), 일정, 전자필기장" 등이 활성화 된다. 

(그룹 기능이 모두 활성화 되기까지 넉넉학게1시간 정도 걸림)

어떠한 업무를 진행 할 때 팀원 간에 복사본을 메일로 주고 받기 때문에 최종본의 확인이나

여러 복사본으로 인한 업무 취합등의 과정을 "파일" 기능을 통하여 메일은 파일에 대한 링크만 공유 하는 형식으로

협업이 가능 하다. 실질적으로 office365 기능을 통하여 word 문서등은 동시 편집이 가능 하다.

또 전자 필기 장을 통해 ToDo관리 일정을 통한 업무일정 공유 등이 가능 함으로

얼마든지 활용 가능하다.

협업은 결국 절차의 문제이다.

해당 그룹의 팀장이 얼마나 협업에 대한 의지를 가지고 진행을 하느냐에 따라

비싼 유료 툴을 사용 하지 않고도 간단한 절차를 통해서

업무에 대한 복잡도 개선이 가능 하다.

물론 그 복잡도에 대한 개선이 팀원들이 가장 많이 사용 하는 툴 안에서 이루어 진다면

좀더 빠른 효과를 볼 수있다.

어쩌면 MS 오피스가 가장 단순 하지만 가장 최적의 답일듯...

https://support.office.com/ko-kr/article/Outlook-2016%EC%97%90%EC%84%9C-%EA%B7%B8%EB%A3%B9-%EA%B2%80%EC%83%89-%EC%B0%B8%EA%B0%80-%EC%9D%B4%EB%8F%99-2e59e19c-b872-44c8-ae84-0acc4b79c45d?ui=ko-KR&rs=ko-KR&ad=KR